Solicitação sem status
A área pede por e-mail ou no corredor. Comprou? Travou na aprovação? Quem pediu não sabe, e o comprador vira central de cobrança.
Ciclo P2P completo · módulo de Compras do TETIS ERP
Da requisição ao pedido. Sem cotação por e-mail.
Requisição interna, cotação com vários fornecedores e pedido de compra num fluxo só. O fornecedor responde num portal próprio, o mapa comparativo destaca o melhor preço item a item e o pedido sai em um clique, já amarrado ao estoque e ao contas a pagar.
Portal do fornecedor incluído · alçada de aprovação opcional · piloto em ~2 semanas
Cotação 000124 · material elétrico prazo: amanhã
- ✓Convites 6 fornecedores convidados por e-mail
- ✓Propostas 5 respostas recebidas no portal
- ✓Comparativo melhor preço destacado item a item
- ✓Premiação dividida entre 2 fornecedores
- ✓Pedidos um por vencedor, aguardando aceite
Lembrete de prazo enviado a quem ainda não respondeu.
Operações que já rodam no TETIS ERP
WÜRTH INDUSTRY
BOMBAS ROWA
GREATEK
O problema
A compra nasce no corredor.
E se decide numa planilha que só um viu.
Enquanto a cotação vive na caixa de entrada, comprar bem depende de memória: o preço bom se perde no meio do e-mail e ninguém consegue provar que a escolha foi a certa.
Cotação presa no e-mail
Cada fornecedor responde num formato. Comparar exige montar planilha à mão, e o item mais barato de um fornecedor some dentro do total do outro.
Decisão sem rastro
Quem aprovou, por que este fornecedor, quanto se economizou: sem registro, a auditoria vira arqueologia e a compra urgente vira regra.
A nota chega e ninguém confere
O fornecedor cobrou o preço combinado? Mandou a quantidade do pedido? A conferência acontece de cabeça, e a diferença aparece no fechamento do mês.
21%menos custo na operação de compras entre as organizações classificadas como Digital World Class The Hackett Group, Procurement Key Issues (2024)
2×a economia em compras que essas mesmas organizações entregam, comparadas às demais The Hackett Group, Procurement Key Issues (2024)
80%dos times de compras de alta performance já usam alguma ferramenta de e-procurement Deloitte, Global Chief Procurement Officer Survey (2023)
3relatórios gerenciais que vêm prontos: lead time por etapa, economia em cotações e ranking de fornecedores TETIS ERP, menu Compras › Relatórios
Antes × depois
A mesma compra, dois finais.
Hoje, com e-mail e planilha
- ✕ A área pede no corredor e liga toda semana para saber
- ✕ Seis fornecedores, seis formatos de proposta na caixa de entrada
- ✕ O comparativo é uma planilha que uma pessoa monta e ninguém confere
- ✕ A justificativa da escolha vive na cabeça do comprador
- ✕ O fornecedor "confirmou o pedido" por WhatsApp
- ✕ A nota entra por conferência de memória
- ✕ Quanto se economizou no ano? Ninguém sabe dizer
Com o Compras TETIS
- ✓ Requisição com status próprio, do rascunho ao atendido
- ✓ Todos respondem na mesma tela, com preço, marca e prazo por item
- ✓ O mapa comparativo sai pronto, com melhor preço marcado por item
- ✓ Ganhador acima do menor preço exige justificativa por escrito
- ✓ Aceite do fornecedor com data e nome de quem aceitou
- ✓ Nota conferida contra o pedido, dentro da tolerância que você define
- ✓ Economia gravada por cotação e acumulada no painel de 12 meses
O ciclo, ponta a ponta
Requisição, cotação, pedido, nota.
Cada etapa com dono e status.
O caminho inteiro dentro do ERP: quem pediu acompanha, quem aprova é avisado, quem compra decide com o comparativo na tela e quem recebe confere contra o pedido. Telas reais do sistema, etapa por etapa:
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01
Compras › Requisições
A área pede, e o pedido tem número
Produto, quantidade, unidade, centro de custo e data de necessidade num formulário só. A requisição percorre uma máquina de estados própria: rascunho, enviada, em avaliação, liberada ou reprovada, cotação, atendida. Quem solicitou olha o status em vez de ligar para Compras.
Requisição já vinculada a uma cotação não pode ser excluída: o sistema bloqueia com a explicação, em vez de deixar o vínculo órfão.
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02
Compras › Requisições · aprovação
A necessidade passa por quem decide (se você quiser)
A requisição entra no mesmo módulo de Aprovação que já cuida de orçamento, pedido e cliente: etapas, aprovadores e registro de quem liberou. Reprovou? Volta editável para o solicitante, com o motivo.
Sem fluxo de aprovação configurado no seu tenant, "Enviar para aprovação" libera direto. Quem não usa alçada não é travado por ela.
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03
Compras › Cotações
Uma cotação para várias requisições
O comprador junta as requisições liberadas numa cotação só, define a data limite e convida quantos fornecedores quiser. Convite por fornecedor já cadastrado ou por e-mail avulso, um a um ou em lote, com o duplicado avisado em vez de gravado duas vezes.
Na véspera do prazo, um job diário envia lembrete para quem foi convidado e ainda não respondeu, uma vez só por convite.
As cotações com código, prazo e situação. A segunda aba traz os fornecedores aguardando aprovação de cadastro. -
04
Portal do fornecedor
O fornecedor responde sozinho, na tela dele
O convite chega por e-mail com o endereço do portal. Lá o fornecedor informa preço unitário, marca, prazo e disponibilidade por item, mais frete, condição de pagamento e validade da proposta. O total é recalculado no servidor com as quantidades do ERP.
Dúvida de especificação vira mensagem dentro da própria cotação, com anexo. Cada fornecedor lê só a conversa dele, e a nota interna do comprador nunca chega ao portal.
A área do fornecedor: cotações convidadas, prazo de cada uma e a proposta preenchida item a item. -
05
Cotação › Mapa comparativo
Fornecedores × itens, com o melhor preço marcado
A matriz mostra todos os convidados lado a lado. Ordene por menor total, menor total com frete, mais itens respondidos ou validade mais distante; a barra "Melhores opções" destaca o top 3. Proposta com validade vencida aparece sinalizada, e a célula verde marca o melhor preço de cada item.
Proposta que chegou por telefone entra no mesmo mapa: o comprador lança pela tela e o registro guarda quem digitou e quando.
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06
Cotação › Premiação
Premiação por item, com justificativa quando precisa
Vencedor único ou dividido item a item. Se algum item premiado não for o menor preço válido cotado, o sistema exige a justificativa por escrito antes de deixar aprovar, e grava o texto na cotação. A economia da premiação fica calculada e persistida no registro.
Quer a palavra final de quem pediu? Ligando a anuência, a premiação vai para o solicitante das requisições e o split só libera depois do aval. Reprovar exige motivo.
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07
Compras › Pedidos de compra
Um pedido por fornecedor vencedor
Aprovar o split gera os pedidos numa transação só, um por fornecedor premiado, cada um com código sequencial do tenant e o modelo de documento da sua empresa. O pedido tem sete situações, de bloqueado a encerrado, e o PDF fica versionado a cada geração.
Com alçada ligada, o pedido nasce bloqueado e abre solicitação no módulo de Aprovação. Compra direta sem cotação continua existindo, e você pode exigir justificativa obrigatória nesses casos.
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08
Portal do fornecedor · aceite
Aceite, data prometida e XML da nota
O fornecedor abre o pedido no portal, baixa o mesmo PDF que você gerou e aceita. O aceite grava data e nome de quem aceitou, e o comprador recebe aviso no sino, e-mail e WhatsApp quando a empresa tem instância configurada. Depois do aceite, ele informa a data que promete entregar e sobe o XML da NF-e.
O XML enviado pelo portal vira entrada de mercadoria pré-lançada, nunca efetiva estoque sozinho. Quem confere e processa é o comprador, no ERP.
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09
Compras › Entrada de NF-e
A nota conferida contra o pedido
O XML casa o produto em cascata: EAN, de-para de código e unidade do fornecedor, código interno, descrição exata. O que não casou fica pendente para você decidir. Quantidade e preço são comparados com o pedido dentro das tolerâncias percentuais da sua empresa, e a divergência fica marcada item a item.
Produto nunca é cadastrado sozinho pela importação. O de-para do fornecedor só é aprendido quando você confirma o vínculo na conferência.
Lançado o estoque, o saldo por produto e depósito muda na mesma hora, com o custo já rateado. -
10
Estoque e Financeiro
Estoque e contas a pagar, cada um na sua ação
Lançar estoque gera movimentação de entrada com a quantidade convertida pelo fator do de-para e o custo unitário já com rateio de frete, seguro, despesas, IPI e ICMS-ST, proporcional ao valor de cada item. O custo médio é recalculado por depósito e no produto. Lançar financeiro cria os títulos das duplicatas do XML no contas a pagar.
Errou? Desfazer devolve o estoque por movimentação reversa, sem apagar histórico, e remove os títulos ainda não pagos. Título já pago bloqueia o estorno com mensagem explicando o porquê.
Os títulos da nota entram no contas a pagar com o número do documento e o rastro para o estorno.
O que muda na prática
Seis decisões de projeto que você sente
na primeira cotação.
Premiação por item
O melhor preço raramente está todo num fornecedor só. Cada item vai para quem deu a melhor condição, e os pedidos saem juntos, um por vencedor.
Justificativa obrigatória
Escolheu quem não era o menor preço válido? O sistema pede o motivo por escrito antes de deixar aprovar, e guarda o texto na cotação para a auditoria.
Rodadas de negociação
Nenhuma proposta convenceu? Reabra a cotação para nova rodada e deixe os fornecedores revisarem o preço, com o número da rodada registrado.
Sigilo entre concorrentes
Cada convite tem a própria conversa e os próprios anexos. Um fornecedor nunca lê o que o outro combinou, nem baixa o arquivo do concorrente.
De-para do fornecedor
A caixa de 12 que ele fatura vira as 12 unidades do seu estoque. O sistema aprende o código, a unidade e o fator quando você confirma o vínculo.
Economia com número
A economia de cada cotação aprovada é calculada e gravada no registro, e o painel de Compras soma os últimos 12 meses num card só.
portal do fornecedor
O fornecedor responde sozinho.
Você para de digitar proposta.
Cada fornecedor entra com acesso próprio, vê só o que é dele e responde na tela. A proposta que chegar por telefone entra no mesmo mapa, lançada pelo comprador com registro de quem digitou e quando.
Cadastro com fila de aprovação
O fornecedor novo se cadastra pelo portal e o acesso fica aguardando: sua equipe aprova na mesa de cotações antes de liberar. Recusou depois? O acesso cai na requisição seguinte, não fica valendo com token velho.
Proposta item a item
Preço, marca, prazo e disponibilidade por item, com frete, condição de pagamento e validade da proposta. As quantidades são as do ERP, e o total é recalculado no servidor.
Pedido, aceite e documentos
Os pedidos enviados a ele ficam na área dele, com o mesmo PDF que o comprador gerou. Ele aceita, informa a data que promete entregar e sobe o XML da NF-e, que entra pré-lançado para a sua conferência.
números para gerir
O gargalo ganha nome.
A economia ganha número.
O painel de Compras e três relatórios prontos respondem o que hoje ninguém mede na planilha. Todos filtram por período, fornecedor e solicitante.
Lead time por etapa
Dias entre requisição, cotação, resposta do fornecedor e pedido, requisição por requisição, com a linha de médias no rodapé. Onde a compra trava aparece com nome e número.
Economia em cotações
Cada cotação aprovada com a economia que ela gerou, e o acumulado dos últimos 12 meses num card do painel. Compras deixa de ser centro de custo invisível.
Ranking de fornecedores
Convites, respostas, taxa de resposta, vitórias, valor ganho e prazo médio prometido, por fornecedor. Quem responde e quem só ocupa lugar na lista fica evidente.
lado a lado
Compras no TETIS contra o combo
e-mail + planilha.
| Compras TETIS | E-mail + planilha | |
|---|---|---|
| Solicitação interna | Status em cada etapa, solicitante acompanha | E-mail e corredor |
| Cotação | Portal do fornecedor + lembrete automático de prazo | Um formato por fornecedor |
| Comparação | Mapa item a item, melhor preço destacado | Planilha montada à mão |
| Escolha do fornecedor | Justificativa e economia registradas | Decisão sem rastro |
| Confirmação do pedido | Aceite no portal com data e nome | "Confirmado" no WhatsApp |
| Recebimento | Nota conferida contra o pedido, com tolerância | Conferência de memória |
| Custo de entrada | Frete, IPI e ST rateados no custo do item | Custo do item sem os extras |
| Gestão | Lead time, economia e ranking de fornecedores | Ninguém mede |
Como funciona
Prove o valor antes de decidir.
Escopo fechado, data marcada.
Um piloto curto com uma cotação real, implantação com escopo fechado e uma assinatura única que cobre plataforma, portal do fornecedor e suporte.
01
Piloto · Prova de Valor
Uma cotação de verdade, com seus fornecedores, rodando o fluxo completo: convite, portal, comparativo e pedido. Você vê a primeira economia registrada antes de qualquer decisão.
~2 semanas
02
Implantação completa
Requisições, alçadas, fornecedores convidados e recebimento conferido, com equipe treinada e acompanhamento no go-live. Escopo fechado: sem projeto aberto, sem surpresa no fim.
no ar em ~4 semanas
03
Assinatura TETIS
Plataforma, portal do fornecedor, painel e relatórios na mesma assinatura, com suporte e melhorias contínuas.
evolução contínuaDúvidas frequentes
O que compras e financeiro perguntam.
Meu fornecedor vai mesmo usar o portal?
O convite chega por e-mail com o endereço do portal: ele cria o acesso, sua equipe aprova o cadastro e a partir daí ele responde item a item e acompanha os pedidos dele. Quando a proposta vem por telefone, o comprador lança no sistema e ela entra no comparativo do mesmo jeito, com autor e data do lançamento gravados.
Sou obrigado a usar alçada de aprovação?
Não. Sem fluxo de aprovação configurado, "Enviar para aprovação" libera a requisição direto, e o pedido nasce liberado. Ligando a alçada, requisição e pedido passam a exigir aprovação pelo mesmo módulo que já aprova orçamento e pedido de venda, com registro de quem liberou. Dá também para exigir a anuência de quem pediu antes de fechar a cotação.
Posso dividir a compra entre fornecedores?
Sim. A premiação por item manda cada item para quem deu a melhor condição, e aprovar gera um pedido por fornecedor premiado numa transação só, cada um com código sequencial da sua empresa. Se algum item premiado não for o menor preço válido cotado, a justificativa por escrito é obrigatória e fica gravada na cotação.
E a compra urgente, sem cotação?
O pedido de compra pode ser criado direto, sem passar pela cotação. Uma configuração da empresa liga a exigência de justificativa nesses casos, e o texto fica no próprio pedido. A exceção passa a ficar registrada em vez de virar hábito.
Como funciona o recebimento?
O XML da NF-e entra por upload no ERP, pelo portal do fornecedor ou pela fila de notas recebidas da distribuição da SEFAZ, onde você manifesta ciência e o XML completo é baixado. O sistema casa a nota com o pedido, compara quantidade e preço contra as tolerâncias percentuais da sua empresa e marca as divergências. Só depois de conferida você lança o estoque e o financeiro, cada um na sua ação.
O custo que entra no estoque inclui frete e impostos?
Inclui. Na hora de lançar o estoque, frete, seguro, outras despesas, IPI e ICMS-ST da nota são rateados proporcionalmente ao valor de cada item. A quantidade é convertida pelo fator do de-para do fornecedor, e o custo médio é recalculado no depósito e no produto.
E se o fornecedor mandar um código de produto que eu não conheço?
O item fica pendente na conferência e você decide: vincular a um produto existente, cadastrar um novo ou pular. A importação nunca cadastra produto sozinha. Quando você confirma o vínculo, o de-para guarda o código, a descrição, a unidade e o fator de conversão do fornecedor, e a próxima nota dele já casa sozinha.
Um fornecedor consegue ver a proposta do concorrente?
Não. Cada convite tem a própria conversa, os próprios anexos e o próprio escopo de leitura, conferido a cada requisição do portal. Anexo do concorrente não abre nem por URL direta, e a nota interna que o comprador escreve na cotação não aparece para nenhum fornecedor.
Já uso o TETIS ERP, o que muda para mim?
Compras entra como mais um menu do sistema que você já tem, sem projeto de integração e sem segundo cadastro. O fornecedor é o mesmo cadastro de cliente com a marcação de fornecedor, o produto é o mesmo do estoque, o centro de custo é o mesmo do financeiro e os títulos da nota caem no seu contas a pagar. As telas de Compras precisam ser liberadas nos perfis de acesso, e a sua base recebe as migrations do módulo.
Quanto custa?
O investimento depende do tamanho da operação e é apresentado com escopo fechado logo na conversa de descoberta: piloto, implantação e assinatura, sem projeto aberto. Como referência de ordem de grandeza, costuma ser menor do que a diferença entre a pior e a melhor proposta de uma única cotação grande.
Próximo passo
Quanto ficou na mesa na última cotação?
O piloto de 2 semanas roda uma cotação real com seus fornecedores, do convite ao pedido. Se não provar valor, você não segue.